สถาปัตยกรรมข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจทั่วไป
บทนี้คือ "แผนที่" ของทั้งวิชา — เก้ากระบวนการทางธุรกิจทั่วไปที่ ERP ทุกระบบต้องรองรับ และสามชนิดของข้อมูลที่ไหลอยู่ในระบบ ก่อนจะลงลึกทีละกระบวนการในบทถัดไป จำเป็นต้องเห็นภาพรวมทั้งหมดก่อนว่าชิ้นส่วนต่าง ๆ เชื่อมกันอย่างไร
1จากโครงสร้างตามฟังก์ชัน สู่กระบวนการข้ามฟังก์ชัน
องค์กรส่วนใหญ่จัดโครงสร้างตาม Functional Organizational Structure — แบ่งเป็นแผนกขาย แผนกผลิต แผนกบัญชี แผนกจัดซื้อ ฯลฯ แต่ละแผนกมีหัวหน้า มีเป้าหมาย และมักมีระบบสารสนเทศของตัวเอง โครงสร้างแบบนี้มีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการคนภายในแผนก แต่ปัญหาคือ งานจริงไม่ได้จบในแผนกเดียว
วิธีมองกระบวนการทางธุรกิจแบบ ERP คือมองเป็น Business Process — ลำดับของกิจกรรมที่ไหลข้ามหลายแผนก เพื่อผลิตผลลัพธ์ที่มีคุณค่าให้ลูกค้าหรือองค์กร แทนที่จะมองแยกเป็นงานของแต่ละแผนก
2เก้ากระบวนการทางธุรกิจทั่วไป (Generic Business Processes)
Magal & Word แบ่งกระบวนการทางธุรกิจในองค์กรทั่วไปออกเป็นเก้ากระบวนการ จัดเป็นสี่กลุ่ม: กระบวนการหลัก (Core), กระบวนการที่ใช้ร่วมกัน (Shared), กระบวนการสนับสนุน (Support), และ กระบวนการบริหารจัดการ (Management) — โครงสร้างนี้คือกระดูกสันหลังของทั้งวิชา บทที่ 3 ถึง 7 จะลงรายละเอียดของกระบวนการหลักสามตัวแรกและกระบวนการที่เกี่ยวข้อง
| กลุ่ม | กระบวนการ | คำนิยาม |
|---|---|---|
| Core (ซื้อ-ผลิต-ขาย) | Procurement (buy) | กิจกรรมทั้งหมดในการซื้อหรือจัดหาวัสดุที่องค์กรใช้ เช่น วัตถุดิบสำหรับผลิตสินค้า |
| Production (make) | การสร้างสินค้าจริงภายในองค์กร — ต่างจาก Procurement ตรงที่ได้วัสดุมาโดย "ทำเอง" ไม่ใช่ "ซื้อ" | |
| Fulfillment (sell) | ทุกขั้นตอนในการขายและส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าขององค์กร | |
| Shared (design-plan-store-service) | Lifecycle Data Mgmt (design) | สนับสนุนการออกแบบและพัฒนาสินค้า ตั้งแต่ไอเดียแรกจนถึงวันที่สินค้าถูกยกเลิกจากตลาด |
| Material Planning (plan) | ใช้ข้อมูลย้อนหลังและพยากรณ์ยอดขายเพื่อวางแผนว่าจะจัดหา/ผลิตวัสดุอะไร ปริมาณเท่าไร | |
| Inventory & Warehouse Mgmt (store) | ใช้เก็บและติดตามวัสดุ | |
| Asset Mgmt & Customer Service (service) | บำรุงรักษาทรัพย์สินภายใน (เช่นเครื่องจักร) และให้บริการหลังการขาย (เช่นซ่อมสินค้า) | |
| Support (people-projects) | Human Capital Mgmt (HCM) (people) | โฟกัสที่คนในองค์กร: สรรหา จ้าง ฝึกอบรม สวัสดิการ |
| Project Management (projects) | วางแผนและดำเนินโครงการขนาดใหญ่ เช่น สร้างโรงงานใหม่ หรือผลิตสินค้าซับซ้อนอย่างเครื่องบิน | |
| Management (track internal/external) | Financial Accounting (FI) (track — external) | ติดตามผลกระทบทางการเงินของกระบวนการต่าง ๆ เพื่อตอบโจทย์การรายงานตามกฎหมาย (เช่น สรรพากร ก.ล.ต.) |
| Management Accounting / Controlling (CO) (track — internal) | โฟกัสการรายงานภายในเพื่อบริหารต้นทุนและรายได้ |
ตัวกระตุ้น (Trigger) ของแต่ละกระบวนการหลัก
- Material Planning พยากรณ์ demand แล้วบอกว่าต้องซื้อวัสดุ
- Asset Management/Customer Service ต้องการอะไหล่ซ่อมเครื่องจักรหรือสินค้า
- คำสั่งซื้อลูกค้า (Fulfillment) กระตุ้นให้ต้องซื้อวัตถุดิบ/ชิ้นส่วนมาผลิต
คำสั่งซื้อลูกค้าโดยตรง หรือ Material Planning เมื่อคลังสินค้าพบว่าสต็อกต่ำ — คลังจะ "ขอผลิต" ฝ่ายผลิตอนุมัติคำขอ ปล่อยวัสดุ ผลิตเสร็จแล้วนำสินค้าสำเร็จรูปเข้าคลัง (ซึ่งอาจกระตุ้น IWM ต่อ)
คำสั่งซื้อของลูกค้า (customer PO) ที่ฝ่ายขายรับเข้ามา ฝ่ายขายตรวจสอบและสร้าง sales order คลังเตรียมและส่งของ บัญชีออกใบแจ้งหนี้ ลูกค้าชำระเงิน บัญชีบันทึกรับเงิน
3สถาปัตยกรรมของระบบองค์กร (Enterprise System Architecture)
สถาปัตยกรรมดั้งเดิม แบ่งเป็นชั้น client (ผู้ใช้), application server (ตรรกะธุรกิจ), และ database server (ข้อมูล) — เป็นพื้นฐานของ ERP รุ่นแรก ๆ
แนวคิดหลักคือความสามารถทางเทคนิคที่ให้ระบบต่าง ๆ เชื่อมต่อกันผ่าน interface มาตรฐานที่เรียกว่า Web Services — ทำให้บริษัทรวมแอปพลิเคชัน client-server หลายตัวเป็น "enterprise mash-up" หรือ composite application ได้ ลดต้นทุนและความซับซ้อนของโครงการ integration ลงมาก
ระบบ ERP คือ Enterprise System (ES) ที่ใหญ่และซับซ้อนที่สุดในโลก — โฟกัสหลักที่กระบวนการ ภายในบริษัทเดียว (intra-company) และรวมทั้งกระบวนการเชิงฟังก์ชันและข้ามฟังก์ชันเข้าด้วยกัน โมดูลทั่วไปที่ ERP รองรับคือ Operations/Production, Human Resources, Finance & Accounting, Sales & Distribution, และ Procurement
4วิวัฒนาการของ ERP: จาก Intra-Company สู่ Inter-Company
เมื่อบริษัทจำนวนมากมี ERP ของตัวเองแล้ว ขั้นต่อไปของวิวัฒนาการคือการเชื่อมระบบเหล่านี้เข้าด้วยกันเพื่อรองรับกระบวนการ ระหว่างบริษัท (inter-company)
| ระบบขยาย | เชื่อมกับ | หน้าที่ |
|---|---|---|
| SCM (Supply Chain Management) | ซัพพลายเออร์ | วางแผนความต้องการการผลิต และปรับการขนส่ง/โลจิสติกส์ของวัสดุให้เหมาะสมที่สุด — ต่อยอดจากกระบวนการ Procurement |
| SRM (Supplier Relationship Mgmt) | ซัพพลายเออร์ | บริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์โดยรวม รวมถึงกระบวนการขอใบเสนอราคาและสัญญา — ต่อยอดจาก Procurement/Material Planning |
| CRM (Customer Relationship Mgmt) | ลูกค้า | บริหารการตลาด การขาย และบริการลูกค้า — ต่อยอดจากกระบวนการ Fulfillment |
| PLM (Product Lifecycle Mgmt) | ภายใน (R&D) | บริหารกระบวนการวิจัย ออกแบบ และจัดการสินค้า ตั้งแต่ไอเดียบนกระดานจนถึงสายการผลิต |
5สามชนิดของข้อมูลใน ERP
ข้อมูลใน ERP ใช้แทนระบบทางกายภาพที่ขั้นตอนกระบวนการ (เช่น สร้างใบสั่งซื้อ รับสินค้า) ถูกดำเนินการจริง ขั้นตอนเหล่านี้สร้างข้อมูลที่เป็นผลลัพธ์ของขั้นตอนนั้น แบ่งเป็นสามชนิด:
ใช้แทนโครงสร้างขององค์กร เช่น บริษัท บริษัทลูก โรงงาน คลังสินค้า พื้นที่จัดเก็บ เขตการขาย — ในบทนี้เน้นสามระดับ: Client, Company Code, Plant
แทนเอนทิตีที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ เช่น ลูกค้า ซัพพลายเออร์ วัสดุ — ข้อมูลที่ใช้บ่อยที่สุดคือ Material Master เพราะวัสดุถูกซื้อ ขาย ผลิต วางแผน บำรุงรักษา และใช้ในโครงการแทบทุกกระบวนการ
สะท้อนผลลัพธ์ของการดำเนินขั้นตอนกระบวนการ (transaction) เช่น วันที่ ปริมาณ ราคา เงื่อนไขการชำระเงินและการส่งมอบ — เป็นการผสมผสานของ organizational data + master data + situational data (ใคร ทำอะไร เมื่อไร ที่ไหน)
Plant: หน่วยองค์กรที่สำคัญที่สุดหน่วยหนึ่ง
6Material Master: ข้อมูลหลักที่ใช้บ่อยที่สุดในระบบ
แต่ละกระบวนการใช้ข้อมูลวัสดุต่างมุมกัน: Procurement สนใจว่าใครรับผิดชอบซื้อและควรสั่งเท่าไร, Production สนใจสูตรการผลิต, Fulfillment สนใจความพร้อมขายและเงื่อนไขการส่งมอบ — เพราะ Material Master ถูกใช้ในหลายกระบวนการ จึงต้องมีข้อมูลจำนวนมาก และถูกจัดกลุ่มเป็น Views ที่แต่ละ view เกี่ยวข้องกับหนึ่งหรือหลายกระบวนการ (เช่น Basic View ใช้เกือบทุกกระบวนการ, Purchasing View ใช้ใน Procurement, Sales View ใช้ใน Fulfillment)
ประเภทของวัสดุ (Material Type) กำหนดว่า View ไหนจำเป็น
| Material Type | ที่มา | View ที่ต้องมี |
|---|---|---|
| Finished Goods (สินค้าสำเร็จรูป) | ผลิตจากวัตถุดิบและสินค้ากึ่งสำเร็จรูป ไม่ถูกซื้อ | Production + Fulfillment (ไม่มี Procurement) |
| Semifinished Goods (สินค้ากึ่งสำเร็จรูป) | ผลิตในบริษัทจากวัสดุอื่น ใช้ต่อในการผลิตสินค้าสำเร็จรูป | Production |
| Raw Materials (วัตถุดิบ) | ซื้อจากซัพพลายเออร์ภายนอก ใช้ในกระบวนการผลิต ไม่ขายตรงให้ลูกค้า | Procurement + Production (ไม่มี Fulfillment) |
| Trading Goods (สินค้าซื้อมาขายไป) | ซื้อจากซัพพลายเออร์เหมือน raw material แต่ขายต่อโดยไม่แปรรูปเพิ่ม | Procurement + Fulfillment (ไม่มี Production) |
แนวคิดที่เกี่ยวข้องคือ Material Group — การจัดกลุ่มวัสดุที่มีลักษณะคล้ายกันเพื่อบริหารร่วมกัน เช่น ยาง ยางใน และล้อประกอบ (ที่เป็นทั้งวัตถุดิบและสินค้ากึ่งสำเร็จรูป) รวมอยู่ในกลุ่ม "Production" หรือจักรยานทุกรุ่นรวมอยู่ในกลุ่ม "Sales" — การวางแผนสำหรับจักรยานออฟโรดทำเป็นกลุ่ม ไม่ใช่ทำทีละรุ่น
7การรายงาน: OLTP, OLAP และ Business Intelligence
สภาพแวดล้อมที่ให้การรายงานในรูปแบบ "รายการ" (lists) — เหมาะกับงานประจำวัน เช่น รายการคำสั่งซื้อที่รอดำเนินการ
สภาพแวดล้อมที่ให้การรายงานในรูปแบบ "การวิเคราะห์" (analytics) ผ่าน information systems — เหมาะกับการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
รายการ (lists) แบ่งเป็นสองประเภท:
- Work Lists — ระบุงานที่กำหนดให้ทำในกระบวนการ เช่น ในกระบวนการ Fulfillment เมื่อบันทึกคำสั่งซื้อแล้ว พนักงานคลังจะดึง "picking due list" ที่บอกว่าคำสั่งซื้อไหนต้องเตรียมส่งเพื่อให้ถึงลูกค้าตรงเวลา
- Online Lists — แสดงรายการของ master data (วัสดุ ซัพพลายเออร์ purchasing info record) และเอกสาร (transaction document, FI, CO, material document) โดยกำหนดเนื้อหาผ่าน selection parameters (เอกสารไหนรวมในลิสต์) และ scope-of-list parameters (ข้อมูลไหนแสดงในลิสต์)
Information Structures ช่วยให้วิเคราะห์ได้สองแบบ: Standard Analysis (การวิเคราะห์สำเร็จรูปที่พอเพียงสำหรับงานส่วนใหญ่) และ Flexible Analysis (ผู้ใช้กำหนดเนื้อหาและรูปแบบเอง รวม key figure ที่ต้องการ สร้างสูตรคำนวณเอง) — ภาพรวมของทั้งหมดนี้คือ Business Intelligence (BI): ความสามารถโดยรวมที่บริษัทใช้เก็บและวิเคราะห์ข้อมูลจากหลายแหล่งเพื่อเข้าใจการดำเนินงานและตัดสินใจเชิงบริหารได้ดีขึ้น
8ทันสมัย: จาก SOA/BI แบบเดิม สู่ Data Platform ยุคปัจจุบัน
- อธิบายเก้ากระบวนการทางธุรกิจทั่วไป จัดกลุ่มเป็นสี่กลุ่ม (Core/Shared/Support/Management) พร้อมนิยามสั้น ๆ ของแต่ละกระบวนการ
- อธิบายว่าทำไม Procurement, Production, Fulfillment ถึงถูกจัดเป็น "core" ในขณะที่ HCM และ Project Management ถูกจัดเป็น "support"
- อธิบายสามชนิดของข้อมูลใน ERP (Organizational, Master, Transaction) พร้อมยกตัวอย่างของแต่ละชนิดจากกระบวนการ Fulfillment
- เปรียบเทียบ Material Type สี่ประเภท (Finished Goods, Semifinished Goods, Raw Materials, Trading Goods) ว่าแต่ละประเภทต้องมี View อะไรบ้างใน Material Master และเพราะเหตุใด
- อธิบายความแตกต่างระหว่าง OLTP กับ OLAP และ Work List กับ Online List