ERP · บทที่ 4a จาก 7 · Procurement (Purchasing / Purchase-to-Pay)

Procurement: ข้อมูลองค์กร Master Data และตรรกะการลงบัญชี

ฝั่งตรงข้ามของ Fulfillment คือ Procurement — บริษัทสวมบทบาท "ลูกค้า" ของอีกบริษัทหนึ่ง โครงสร้างข้อมูลคล้ายกันในเชิงแนวคิด แต่มีรายละเอียดที่ต่างกันมากพอที่ทำให้สอบผิดได้ง่าย โดยเฉพาะเรื่อง Account Determination

📚

สังเคราะห์จากเอกสารบรรยาย ERP 4 (Supply Chain Management Systems — Part I: The Procurement Process) และ Magal & Word บทที่ 4

1ข้อมูลองค์กรของ Procurement

องค์ประกอบข้อมูลองค์กรที่เกี่ยวข้องคือ client, company code, และ plant — งานส่วนใหญ่ในกระบวนการนี้เกิดขึ้นภายใน company code เดียว plant ในบริบทนี้เรียกว่า Receiving Plant (ต่างจาก manufacturing plant ที่ผลิตสินค้าจริง) เพราะเป็นที่ที่รับวัสดุเข้ามา นอกจากนี้ยังมีองค์ประกอบเฉพาะของ Procurement อีกสามตัว: Storage Location, Purchasing Organization, Purchasing Group

โมเดลของ Purchasing Organization: รวมศูนย์ vs กระจายอำนาจ

โมเดล	ลักษณะ	ข้อดี	ข้อเสีย
Centralized (รวมศูนย์)	Purchasing Organization เดียวจัดซื้อให้ทั้งองค์กร	ต่อรองราคาได้ดีกว่าเพราะซื้อปริมาณมาก (volume)	ไม่คุ้นเคยกับ local practice และปรับตัวตามสภาพท้องถิ่นได้ช้า
Decentralized (Plant-Level) (กระจายอำนาจ)	แต่ละ plant มี Purchasing Organization ของตัวเอง	รู้จักซัพพลายเออร์ท้องถิ่นและเงื่อนไขท้องถิ่นดี ตอบสนองไว	เสียอำนาจต่อรองจากปริมาณซื้อรวม
Hybrid (ผสมผสาน)	มี Purchasing Organization ส่วนกลางที่เจรจาสัญญาระดับโลก (global contract) ให้หน่วยงานย่อยเรียกใช้ (call off) ตามความต้องการจริง	ได้ทั้งอำนาจต่อรองระดับโลกและความคล่องตัวระดับท้องถิ่น	ซับซ้อนกว่าในการบริหารจัดการ

ตัวอย่าง: Dell กับ Intel

Dell มีโรงงานผลิตในหลายประเทศ (สหรัฐ บราซิล ไอร์แลนด์ โปแลนด์ จีน มาเลเซีย อินเดีย) และซื้อ microprocessor จำนวนมหาศาลจาก Intel — Dell ใช้ Central Purchasing Organization รวมความต้องการจัดซื้อจากทั่วโลกเข้าด้วยกัน และเจรจาราคากับ Intel แบบรวมศูนย์ ในขณะที่ Intel เองก็มีทีมขายเฉพาะที่สำนักงานใหญ่ของ Dell เพื่อดูแลความสัมพันธ์นี้โดยเฉพาะ

2Master Data ของ Procurement

Material Master ในมุมมองการจัดซื้อ

View	เนื้อหา
Financial Accounting Data	Valuation Currency (สกุลเงินที่ใช้ตีราคาวัสดุ), Valuation Class (กำหนดว่า general ledger account ใดที่ผูกกับวัสดุนี้ — วัสดุที่มีลักษณะคล้ายกันมักอยู่ valuation class เดียวกัน ทำให้ธุรกรรมทั้งหมดลงบัญชีเดียวกัน), Price Control (วิธีตีราคา: moving average price หรือ standard price)
Purchasing Data	Purchasing Group ที่รับผิดชอบ, Goods Receipt Processing Time (เวลาที่ใช้แกะกล่อง นับจำนวน ตรวจคุณภาพ และนำเข้าที่จัดเก็บ — ใช้ในการวางแผนว่าควรสั่งซื้อเมื่อไร), Delivery Tolerances (ค่าเผื่อรับของเกิน/ขาดที่ยอมรับได้ — ถ้าเกินขอบเขตนี้จะปฏิเสธและส่งคืน)
Plant Data / Storage View	เงื่อนไขสิ่งแวดล้อมในการจัดเก็บ (อุณหภูมิ ความชื้น), ภาชนะพิเศษที่ต้องใช้, อายุการเก็บรักษา (shelf life — สำคัญมากในอุตสาหกรรมยาและอาหาร), คำแนะนำการจัดการพิเศษ (เปราะบาง/อันตราย)

Vendor Master

โครงสร้างสามส่วน — คู่ขนานกับ Customer Master

General Data (ระดับ client — ชื่อ ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ ใช้ร่วมกันทุก company code และ purchasing organization), Accounting Data (ระดับ company code — ข้อมูลภาษี ข้อมูลธนาคาร เงื่อนไข/วิธีการชำระเงิน ดูแลโดยฝ่ายบัญชี), Purchasing Data (ระดับ purchasing organization — เงื่อนไขการกำหนดราคา การสร้าง/สื่อสาร PO การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ ดูแลโดยฝ่ายจัดซื้อ)

Purchasing Info Record: จุดตัดระหว่างวัสดุกับซัพพลายเออร์

Purchasing Info Record คือข้อมูลที่จุดตัดของ "วัสดุหนึ่งรายการ + ซัพพลายเออร์หนึ่งราย" แบ่งเป็น General Data (ใช้ร่วมกันทุก purchasing group เช่นเลขซัพพลายเออร์ เลขวัสดุ ข้อมูลติดต่อ) และ Purchasing Organization Data (เฉพาะ purchasing organization หนึ่ง — เงื่อนไขที่ตกลงกับซัพพลายเออร์เรื่องเวลาส่งมอบ ค่าเผื่อ ปริมาณ และ pricing conditions เช่น ราคาต้นทาง ส่วนลด ค่าธรรมเนียม ภาษี ค่าขนส่ง)

Conditions ใน Purchasing Info Record vs Conditions ทั่วไป

เงื่อนไขราคาใน purchasing info record ผูกกับ "คู่วัสดุ-ซัพพลายเออร์" เฉพาะเจาะจง ส่วนเงื่อนไขราคาทั่วไป (general conditions) อิงจากข้อตกลง/สัญญาระดับใหญ่กว่ากับซัพพลายเออร์ ไม่ผูกกับวัสดุใดวัสดุหนึ่ง — ระบบใช้เงื่อนไขเหล่านี้กำหนดราคาเมื่อสร้าง purchase order

3Item Categories: ตัวกำหนดว่าต้องทำขั้นตอนอะไรบ้าง

Item Category	ลักษณะเฉพาะ
Standard	กระบวนการเต็มรูปแบบ: requisition → PO → goods receipt → invoice → payment (พบบ่อยที่สุด)
Consignment	จ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์เฉพาะตอนที่ "ใช้" หรือ "ขาย" วัสดุนั้นแล้วเท่านั้น — ไม่มีขั้น invoice receipt เพราะกรรมสิทธิ์ยังไม่โอนจนกว่าจะใช้จริง
Third-Party	ซัพพลายเออร์ส่งสินค้าตรงถึงลูกค้าของบริษัทเลย — ใช้กับ trading goods ที่ซื้อมาขายต่อไปโดยไม่ผ่านมือบริษัทเอง เพราะลูกค้ารับของตรงจากซัพพลายเออร์ จึงไม่มีขั้น goods receipt ที่บริษัทเอง
Subcontracting	ส่งวัตถุดิบ/ชิ้นส่วนไปให้ซัพพลายเออร์แปรรูปหรือประกอบ แล้วรับกลับมาเป็นสินค้ากึ่งสำเร็จ/สำเร็จรูป
Stock Transfer	ย้ายวัสดุระหว่างหน่วยงานภายในองค์กรเอง ไม่ใช่ซื้อจากภายนอก
Services	จัดซื้อบริการแทนวัสดุที่จับต้องได้

4Account Determination: ระบบรู้ได้อย่างไรว่าต้องลงบัญชีไหน

Stock Materials vs Consumable Materials

Stock Materials (วัสดุที่เก็บเป็นสต็อกไว้ใช้ทีหลัง เช่นวัตถุดิบเพื่อผลิต หรือ trading goods เพื่อขายต่อ) — ต้องมี material master และระบบทำ Account Determination อัตโนมัติ โดยอิงจาก Valuation Class ใน material master ว่าต้องอัปเดต inventory account ตัวไหน (raw materials, trading goods, finished goods ฯลฯ)

Consumable Materials คือวัสดุที่ซื้อมาเพื่อใช้ภายในองค์กรโดยตรง ไม่เก็บเป็นสต็อก (เช่น ดินสอ กระดาษ) — ธุรกรรมต้องระบุ Account Assignment Object (สิ่งที่จะถูกเรียกเก็บค่าใช้จ่าย) และบัญชี general ledger ที่จะเดบิต/เครดิต โดยชนิดของ account assignment object กำหนดจาก Account Assignment Category:

Account Assignment Category	ใช้เมื่อ	Account Assignment Object
Asset	ซื้อสินทรัพย์ถาวร (เช่น รถ ที่ดิน)	Asset number
Order	ซื้อวัสดุสำหรับคำสั่งงานประเภทต่าง ๆ เช่น production order	Order number
Cost Center	ซื้อวัสดุสิ้นเปลืองเพื่อใช้ในแผนก (เช่น อุปกรณ์สำนักงาน)	Cost center
Sales Order	การซื้อผูกกับ sales order เฉพาะ (ส่วนหนึ่งของ Fulfillment)	Sales order number
Project	การซื้อเกี่ยวข้องกับโครงการ	Project number

คำถามสอบยอดฮิต: Stock vs Consumption ต่างกันตรงไหน

Stock material → account determination อัตโนมัติจาก valuation class ใน material master (ไม่ต้องมีใครระบุบัญชีเอง) ส่วน Consumable material → ผู้ใช้งาน (หรือ requisitioner) ต้องระบุ account assignment object และบัญชี GL เองตอนสร้างเอกสาร — ความแตกต่างนี้สะท้อนหลักการว่า stock material มีมูลค่าที่ต้องติดตามต่อในคลัง ในขณะที่ consumable material ถูก "ใช้หมด" ทันทีที่ซื้อ จึงต้องรู้ทันทีว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายนั้น

5Stock Type/Status และ Goods Movement

Unrestricted Use
ใช้ได้ตามที่ฝ่ายบริหารเห็นว่าเป็นประโยชน์ — ใช้ภายใน (ผลิตสินค้าอื่น) หรือใช้ภายนอก (ตอบสนอง demand ลูกค้า) ก็ได้

In Quality Inspection
วัสดุที่รับมาจากซัพพลายเออร์ต้องผ่านการตรวจสอบก่อนปล่อยให้ใช้งานได้

Blocked Stock
วัสดุที่เสียหายหรือใช้งานไม่ได้ด้วยเหตุผลใดก็ตาม เช่น ซัพพลายเออร์ส่งของผิด

Stock in Transit
วัสดุที่กำลังเคลื่อนย้ายจาก plant หนึ่งไปอีก plant หนึ่ง

ชนิดของ Goods Movement

ประเภท	ความหมาย
Goods Receipt	บันทึกการรับวัสดุเข้าคลัง (จากซัพพลายเออร์หรือจากการผลิต) → เพิ่มปริมาณสต็อก
Goods Issue	นำวัสดุออกจากคลัง (ส่งลูกค้า, ใช้ผลิตภายใน, หรือทำตัวอย่าง/scrap) → ลดปริมาณสต็อก
Stock Transfer	ย้ายวัสดุระหว่าง storage location, ระหว่าง plant ใน company code เดียวกัน, หรือข้าม company code — สร้าง material document เสมอ และถ้าข้าม plant/company code จะสร้าง accounting document ด้วย
Transfer Posting	เปลี่ยน "สถานะ" หรือ "ประเภท" ของวัสดุ โดยอาจไม่มีการเคลื่อนย้ายทางกายภาพเลยก็ได้ เช่น เปลี่ยนจาก in quality inspection เป็น unrestricted use หรือเปลี่ยน material type จาก raw material เป็น finished good

ทุก goods movement ต้องมี Material Document ที่ประกอบด้วย header (วันที่ ผู้สร้างเอกสาร แหล่งที่มา) และ items (วัสดุ ปริมาณ ที่ตั้ง movement type ที่ใช้) — Movement Type เป็นตัวกำหนดว่าการเคลื่อนไหวนั้นเป็นประเภทไหน (รับเข้า/นำออก) ต้องกรอกข้อมูลอะไรบ้าง (เช่น storage location) และบัญชี GL ตัวไหนจะถูกอัปเดต รวมถึงกำหนดทิศทางผลต่อปริมาณสต็อก (เพิ่มหรือลด)

6เชื่อมกับศัพท์ ERP ค่ายอื่นและ Odoo

ศัพท์ SAP	ศัพท์ทั่วไป / Odoo
Procurement	Purchasing, Purchase-to-Pay (P2P), Buying
Vendor	Supplier (Odoo ใช้คำว่า "Vendor" เช่นกัน)
Purchasing Info Record	Vendor Pricelist / Supplier Price List (Odoo: "Vendor Pricelist" บนฟอร์มสินค้า)
GR/IR Account	Goods Received Not Invoiced (GRNI) Account
Valuation Class	Product Category → Inventory Valuation Account (Odoo กำหนดผ่าน Product Category)

คำถามซ้อมสอบ

เปรียบเทียบโมเดล Purchasing Organization สามแบบ (Centralized, Decentralized, Hybrid) พร้อมข้อดี-ข้อเสีย และยกตัวอย่างจากกรณี Dell/Intel
อธิบายว่าทำไม Consignment item category ถึงไม่มีขั้นตอน Invoice Receipt
อธิบายความแตกต่างของ Account Determination ระหว่าง Stock Material กับ Consumable Material พร้อมยกตัวอย่าง Account Assignment Category ที่เหมาะกับแต่ละสถานการณ์
อธิบายสี่ประเภทของ Stock Status (Unrestricted Use, In Quality Inspection, Blocked, In Transit) และสถานการณ์ที่วัสดุจะอยู่ในแต่ละสถานะ
อธิบายความแตกต่างระหว่าง Stock Transfer กับ Transfer Posting